Så förenklar ett integrerat affärssystem företagets dagliga arbetsflöden

Ett välfungerande affärssystem är en viktig del av den dagliga verksamheten för företag inom handel och försäljning. När information om produkter, kunder, lager, inköp och ekonomi hanteras i olika system kan det bli svårt att skapa en sammanhängande bild av verksamheten. Med ett integrerat affärssystem samlas centrala affärsprocesser i en gemensam lösning där informationen blir tillgänglig för olika funktioner och avdelningar. Det gör det enklare att arbeta strukturerat, minska onödig administration och skapa effektivare arbetsflöden. För företag som arbetar med både fysisk och digital handel kan en gemensam plattform dessutom bidra till bättre samordning mellan försäljningskanaler, lager och ekonomiska processer.

Ett gemensamt affärssystem för företagets viktigaste processer

Att samla verksamhetens centrala funktioner i ett integrerat affärssystem skapar bättre förutsättningar för en effektiv organisation. Genesis IT har utvecklat iFenix, ett molnbaserat affärssystem som är utformat för att hantera handelns viktigaste processer inom en gemensam plattform. Systemet används av både små och medelstora företag samt större butikskedjor och är utvecklat för verksamheter inom bland annat bygghandel, järnhandel, färghandel, grossistverksamhet och e-handel. Genom att samla affärskritiska funktioner i samma lösning kan företag arbeta med ett mer sammanhängande informationsflöde.

En viktig fördel med ett integrerat affärssystem är att olika delar av verksamheten kan använda samma grundläggande information. Uppgifter om kunder, produkter, leverantörer och priser behöver inte hanteras separat i flera olika system. I stället kan informationen användas genom hela affärsprocessen, från den första kundkontakten till orderläggning, leverans och fakturering. Detta skapar bättre förutsättningar för att minska dubbelarbete och säkerställa att olika avdelningar arbetar utifrån samma uppgifter.

iFenix bygger på färdiga flöden för handelns kärnprocesser och kan kompletteras med ytterligare funktioner efter verksamhetens behov. Det innebär att företag kan använda de funktioner som är relevanta för den egna organisationen och anpassa lösningen när behoven förändras. Systemets molnbaserade uppbyggnad gör det möjligt att arbeta via webbläsaren utan att verksamheten behöver hantera en traditionell lokal installation av affärssystemet.

En annan central del är möjligheten att koppla samman olika arbetsmoment. När en order registreras kan informationen användas vidare inom exempelvis lagerhantering, inköp och leverans. På så sätt skapas en tydligare koppling mellan försäljning och de administrativa processer som följer efteråt. För företag som hanterar många produkter och transaktioner kan denna samordning vara särskilt värdefull.

Ett integrerat affärssystem handlar därför inte enbart om att samla många funktioner på samma plats. Den största nyttan uppstår när funktionerna samverkar och skapar ett naturligt flöde mellan olika arbetsuppgifter. Genom att minska behovet av manuell informationsöverföring blir det möjligt att lägga mer tid på försäljning, kundservice och andra delar av verksamheten.

Effektivare försäljning med samordnad kund och orderhantering

Försäljningen är en central del av många handelsföretags verksamhet och omfattar ofta flera olika arbetsmoment. En kundförfrågan kan leda till en offert som senare omvandlas till en order, följd av varuhantering och leverans. När dessa moment hanteras i samma system blir det enklare att följa hela processen och säkerställa att informationen följer med mellan de olika stegen.

I iFenix finns funktioner för både offert- och orderhantering som är integrerade med andra delar av affärssystemet. Användaren kan söka efter kunder och produkter, kontrollera lagersaldon och använda olika funktioner för prissättning. Det finns även möjlighet att koppla referenser, dokument och annan information till orderunderlaget. Genom att samla dessa uppgifter blir det lättare att få en överblick över kundens beställning och de villkor som gäller.

Kundhanteringen omfattar också funktioner för kundregister, historik och olika former av prissättning. För företag som arbetar med återkommande kunder eller särskilda kundavtal kan det vara betydelsefullt att kunna hantera individuella priser och villkor. iFenix har stöd för flera prislistor, kundunika priser, rabatter och projektkopplade villkor. Detta gör det möjligt att anpassa prissättningen efter olika kundrelationer och försäljningssituationer.

För verksamheter med fysiska butiker är kassasystemet en annan viktig funktion. iFenix erbjuder både traditionell kassa, POS, och mobil kassa, mPOS. Kassafunktionerna används via webbläsaren och är integrerade med affärssystemets övriga funktioner. Det innebär att information om produkter, kunder och order kan användas även vid försäljning i butik.

Systemet har dessutom stöd för olika betalningsalternativ, däribland Swish, faktura, kontantbetalning och presentkort. Det går även att dela upp en betalning mellan olika betalsätt. För verksamheter som möter kunder i flera försäljningskanaler bidrar denna flexibilitet till att försäljningen kan hanteras utifrån kundens behov.

En ytterligare möjlighet är att hantera order via app eller låta kunden lägga en beställning direkt genom företagets webbplats. Därmed kan försäljning ske i butik, ute på fältet eller digitalt, samtidigt som orderinformationen samlas i affärssystemet. För företag med flera försäljningskanaler skapar detta bättre förutsättningar för en sammanhängande kundupplevelse.

Bättre kontroll över lager inköp och produktinformation

Lagerhantering och inköp är områden där ett integrerat affärssystem kan göra stor skillnad för det dagliga arbetet. När företag hanterar stora sortiment och många leverantörer behöver information om produkter, priser och lagersaldon vara lättillgänglig. Genom att samla dessa uppgifter i en gemensam produktdatabas blir det enklare att arbeta med både försäljning och varuförsörjning.

iFenix innehåller en central produktdatabas med stöd för stora mängder produkter och transaktioner. Informationen kan uppdateras genom inläsning från externa källor och användas av olika lager- och försäljningsställen. Systemet har även funktioner för avancerad produktsökning, vilket gör det möjligt att hitta artiklar utifrån flera olika sökbegrepp. Detta är särskilt användbart i verksamheter med omfattande sortiment.

Inköpsfunktionen är utvecklad för att hantera beställningar både centralt och lokalt. Ett företag med flera lagerställen kan exempelvis genomföra gemensamma inköp eller låta enskilda enheter hantera sina egna beställningar. Beställningar kan skapas manuellt, via app eller med hjälp av dynamiska beställningsförslag. När en kundorder avser en beställningsvara finns även möjlighet att skapa en inköpsbeställning med koppling till den aktuella kundordern.

Systemet stödjer elektronisk kommunikation med leverantörer genom EDI och Peppol. Det innebär att exempelvis beställningar och ordererkännanden kan hanteras elektroniskt enligt etablerade standarder. Genom att digitalisera dessa processer blir informationsöverföringen mer strukturerad och behovet av manuell hantering kan minska.

Även inleveranser och utleveranser hanteras genom särskilda funktioner. Användaren kan följa varuflöden och använda sökbara listor för att få överblick över aktuella beställningar och leveranser. För företag som behöver planera utkörningar finns dessutom stöd för transportplanering med information om leveransdatum, tider och adresser.

Inventering är en annan viktig del av lagerarbetet. I iFenix kan inventering genomföras både i systemet och via app. Det finns stöd för olika lagerområden och hyllplatser samt möjlighet att kontrollera och följa upp inventeringsdifferenser. Historiska transaktioner kan användas för att undersöka förändringar i lagersaldot och skapa bättre kontroll över varuhanteringen.

När lager, inköp och försäljning använder samma information blir det enklare att följa hur olika beslut påverkar verksamheten. En förändring i sortimentet eller en ny kundbeställning kan hanteras inom ett sammanhängande flöde. Detta bidrar till bättre överblick och kan förenkla planeringen av både inköp och leveranser.

Realtidsdata och digitala funktioner ger bättre beslutsunderlag

För att kunna fatta välgrundade affärsbeslut behöver företag tillgång till aktuell och relevant information. Ett integrerat affärssystem gör det möjligt att samla data från verksamhetens olika delar och använda den för uppföljning och analys. När informationen finns i samma system blir det enklare att undersöka samband mellan exempelvis försäljning, lager, inköp och ekonomi.

iFenix innehåller funktioner för dynamisk analys där användaren kan skapa rapporter utifrån aktuella data i realtid. Det går bland annat att analysera omsättning, täckningsbidrag och täckningsgrad för olika perioder. Informationen kan sorteras och filtreras efter valbara fält, vilket ger möjlighet att anpassa rapporterna efter verksamhetens behov.

Rapporterna kan sparas, återanvändas och delas mellan medarbetare och avdelningar. Det finns även stöd för export till bland annat Excel och CSV. På så sätt kan olika delar av organisationen arbeta med samma beslutsunderlag utan att behöva sammanställa all information manuellt.

Systemet erbjuder även personligt anpassade startsidor med dashboards där information kan presenteras genom diagram, mätare och andra informationsfält. Det gör det möjligt att skapa en överblick över de uppgifter som är mest relevanta för den enskilda användaren. Tillsammans med funktioner för orderstatus och transaktionsuppföljning blir det enklare att följa verksamhetens utveckling.

För företag som arbetar med både fysisk och digital handel finns dessutom funktioner för webbplats och e-handel. Produktinformation, lagerstatus och priser kan visas digitalt, samtidigt som företagskunder kan få tillgång till särskilda funktioner genom inloggning. Detta skapar en koppling mellan kundens digitala köpprocess och företagets interna affärssystem.

iFenix kan även kompletteras med integrationer mot externa tjänster för exempelvis betalningar, produktinformation, elektroniska dokument och transporthantering. Systemets grundidé är samtidigt att samla så många kärnprocesser som möjligt i en gemensam lösning och därmed begränsa behovet av separata system.

När företagets viktigaste arbetsflöden är integrerade skapas bättre möjligheter att arbeta effektivt och långsiktigt. Genom att kombinera försäljning, kundhantering, inköp, lager och analys i samma affärssystem blir informationen mer tillgänglig och verksamhetens olika delar enklare att samordna. För handelsföretag som vill minska administrationen och utveckla sina digitala arbetssätt kan ett molnbaserat och integrerat affärssystem därför utgöra en central del av verksamhetens fortsatta utveckling.